Form und Inhalt: Bewerbung von A bis Z

Der Bewerbungsleitfaden der Personalvermittlung Dresden

Der Schlüssel zum Erfolg ist eine aussagekräftige Bewerbung. Je nach Unternehmensprofil und Fachgebiet sind bestimmte Qualifikationen, Berufserfahrungen und Talente des Bewerbers oder der Bewerberin für ein Unternehmen besonders interessant.

 

Häufig sind es aber auch scheinbar unwichtige formale Aspekte einer Bewerbung, die über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch entscheiden. Bei der Fülle von Bewerbungen auf dem Schreibtisch eines Personalmanagers ist es oft der erste Eindruck, auf dessen Grundlage bereits eine Vorauswahl getroffen wird. Auf die Gestaltung und die Einhaltung bestimmter Formen, die sich entwickelt haben und von Zeit zu Zeit auch Wandlungen unterworfen sind, muss daher ein besonderes Augenmerk gelegt werden.

Auf dieser Seite geben wir Ihnen einige Hinweise, worauf Sie bei den einzelnen Elementen einer Bewerbung achten müssen.

 

Beim Verfassen einer Bewerbung sollte man sich zunächst ihren besonderen Zweck bewusst machen: Mit ihr möchten Sie sich als Arbeitssuchende/r einem potentiellen Arbeitgeber anbieten. Hierfür müssen Sie glaubhaft Ihre Eignung für die zu erfüllende Arbeitsaufgabe begründen. Ein für alle Elemente einer Bewerbung wesentlicher Aspekt ist Ihre Leistung, mit der Sie zum Firmenerfolg beitragen können. Für diese Motivation sollten Sie im Anschreiben oder im Motivationsschreiben eine prägnante Formulierung finden. Wenn Sie im Anschluss an eine Bewerbung zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, macht es einen guten Eindruck, wenn Sie sich zuvor über die Firma informiert haben.

 

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Die Bewerbungsarten

Es gibt verschiedene Formen der Bewerbung. Für welche man sich entscheidet, hängt von den Anforderungen des jeweiligen Arbeitgebers ab.

 

Schriftliche Bewerbung

Hier ist zu beachten, dass die Unterlagen nicht mehrfach verwendet werden sollten. Zumindest sollten keine Gebrauchsspuren zu erkennen sein.

 

In eine vollständige Bewerbung gehören neben einem

 

 

Kurzbewerbung

Bei Initiativbewerbungen kann es sich anbieten, auf eine sogenannte Kurzbewerbung zurückzugreifen. Manchmal werden Kurzbewerbungen auch explizit gefordert. Zum einen ermöglicht eine Kurzbewerbung dem Personalleiter eines Unternehmens, sich bei vielen BewerberInnen relativ zügig einen ersten Überblick zu verschaffen. Für den Bewerber oder die Bewerberin bedeutet eine Kurzbewerbung zunächst weniger Aufwand und weniger Kosten, weil besonders im Zuge von Initiativbewerbungen relativ viele Bewerbungen verschickt werden.

 

Eine Kurzbewerbung besteht in der Regel aus dem einseitigen Anschreiben und dem Lebenslauf, meist mit Lichtbild. Man sollte jedoch im Anschreiben darauf hinweisen, dass bei Interesse auch die vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Zeugnissen und Referenzen zugesandt werden.

 

E-Mail-Bewerbung

Eine E-Mail-Bewerbung kann einige formale Aspekte vereinfachen, sollte aber nur bei ausdrücklichem Wunsch bzw. nach Absprache mit dem zukünftigen Arbeitgeber in Anspruch genommen werden. Das Anschreiben kann gegebenenfalls als E-Mail-Anschreiben versandt werden (auch hier gelten gewisse formale Kriterien). Die übrigen Unterlagen werden in der Regel im kompatiblen PDF-Format als Anhänge mitgeschickt. Für diese gelten dieselben formalen Kriterien wie für die schriftliche Bewerbung, auch die einzelnen Elemente sind dieselben. Zeugnisse und Referenzen werden gescannt. Wird auch das ausführliche Anschreiben als PDF-Datei im Anhang mitgeschickt, sollte eine einleitende E-Mail auf den Anhang hinweisen.

 

Nutzen Sie für eine E-Mail-Bewerbung eine eigene, seriöse E-Mail-Adresse. Achten Sie auch hier auf Rechtschreibung und Ausdruck. Eine Bewerbung sollte nur einmal, entweder als E-Mail- oder als schriftliche Bewerbung abgeschickt werden.

 

Online-Bewerbung

Um den Prozess der Personalentscheidung und der Vorauswahl großer Bewerberzahlen zu vereinfachen, sind viele Unternehmen dazu übergegangen, vereinfachte Bewerbungen per Internet-Kontaktformular durchzuführen. Auf der Homepage des Unternehmens werden die entsprechenden Kriterien und Angaben des Bewerbers oder der Bewerberin in dieses Formular eingetragen. Zusätzliche digitalisierte Unterlagen können zumeist angefügt werden.

 

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Deckblatt

Den ausführlichen und mit vielen Informationen versehenen Unterlagen kann man zur Akzentuierung ein übersichtliches Deckblatt voranstellen. Da es keine Bedingung ist, gibt es für das Deckblatt keine einheitlichen Richtlinien. Eine mit dem Namen, Geburtsdatum und dem Bewerbungsfoto versehene Frontseite kann zu einem angenehmen Ersteindruck beitragen und zum eigentlichen Anschreiben überleiten. Ein Deckblatt bietet beispielsweise einen größeren Spielraum bei der Gestaltung eines Bewerbungsfotos.

 

Darüber hinaus kann das Deckblatt darauf hinweisen, dass es sich um Bewerbungsunterlagen handelt und den Namen der Firma enthalten. Entscheidet man sich dafür, seine Anschrift und/oder sein Bewerbungsfoto bereits auf dem Deckblatt erscheinen zu lassen, wird später im Lebenslauf darauf verzichtet. Generell sollte das Deckblatt übersichtlich bleiben und nicht zu viele Informationen enthalten.

 

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Anschreiben

Das Anschreiben ist – mit oder ohne Deckblatt – für den Ersteindruck von entscheidender Bedeutung. Es umfasst selten mehr als eine A4-Seite. Formal hält sich das Anschreiben an strenge Regeln. Inhaltlich wird hier der Berufswunsch und die besondere Eignung für die Stelle begründet. Zur Orientierung dient nicht zuletzt die Stellenausschreibung selbst: Die Motivation und die Qualifikation des Bewerbers oder der Bewerberin werden mit den in der Stellenausschreibung formulierten Anforderungen – mit eigenen Worten – in Einklang gebracht.

 

Eine Bewerbung ist chancenreicher, wenn man bei der Anrede bereits einen konkreten Ansprechpartner benennen kann, an den man die Bewerbung adressiert. Wenn bei einer Stellenausschreibung kein persönlicher Adressat erwähnt ist, kann man versuchen, im Internet über die Unternehmens-Homepage oder telefonisch z.B. den verantwortlichen Personalleiter zu ermitteln.

 

Der Aufbau eines Anschreibens:

 

 

Im eigentlichen Text des Anschreibens finden sich Ihre Argumente, die für Sie als den richtigen Kandidaten sprechen. Stellen Sie Ihre „Alleinstellungsmerkmale“ heraus und erwähnen Sie Ihre für die Stelle relevanten persönlichen Interessen. Was können und wollen Sie für die Firma tun? Nennen Sie den für Sie erstmöglichen Antrittstermin. Gehaltsvorstellungen kommen in der Regel erst bei einem gemeinsamen Treffen ins Gespräch. Im Anschreiben erwähnen Sie das Thema nur, wenn der Arbeitgeber es ausdrücklich wünscht. Das Anschreiben schließt mit einer prägnanten Schlussformulierung, die Ihre Vorfreude auf ein persönliches Gespräch zum Ausdruck bringt.

 

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Lebenslauf

Der Lebenslauf stellt die biografischen Daten eines Bewerbers oder einer Bewerberin zusammen. Meist wird ein tabellarischer Lebenslauf gefordert, in dem die Angaben nicht ausformuliert, sondern in Stichpunkten aufgelistet werden. Vereinzelt wird jedoch auch um Lebensläufe in Textform gebeten.

 

Neben den biografischen Angaben gehören die Ausbildung, die beruflichen Qualifikationen und der berufliche Werdegang zu den Inhalten eines Lebenslaufes. Besondere Kenntnisse und Fähigkeiten werden je nach Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Stelle hervorgehoben. Gegebenenfalls kann aber auch das Motivationsschreiben („Dritte Seite“) der Ort für derartige Angaben sein.

 

Der Lebenslauf sollte nach Möglichkeit lückenlos den beruflichen Werdegang des Bewerbers oder der Bewerberin nachzeichnen. Treten größere Lücken auf, z.B. bei längeren Phasen der Arbeitslosigkeit, ist es von Vorteil, wenn diese Zeiträume für Weiterbildungen, Praktika, Sprach- oder Computerkurse o.ä. genutzt wurden. Grundsätzlich ist es besser, offensiv mit den Lücken umzugehen anstatt sie zu verschleiern. Des weiteren sollten Wiederholungen vermieden werden, wenn besondere Qualifikationen beispielsweise bereits im Anschreiben betont werden.

 

Bei der Auflistung der einzelnen Ausbildungs- und Berufsstationen geht man meist chronologisch vor, mit den ältesten Daten beginnend. Aber auch die umgekehrte Reihenfolge (ausgehend von heute zurück bis zur Schulausbildung) ist möglich. Der Lebenslauf wird mit Ort und Datum versehen sowie persönlich unterschrieben. Damit wird die Richtigkeit der gemachten Angaben verbürgt. Mit bewusst falsch angegebenen Daten macht man sich u.U. strafbar.

 

Ein möglicher Aufbau eines Lebenslaufes, der klar strukturiert und ebenfalls nicht übermäßig lang sein sollte, gliedert sich folgendermaßen:

 

 

Ort, Datum und Unterschrift

 

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Bewerbungsfoto

Während beispielsweise in den USA auf das Bewerbungsfoto in der Regel verzichtet wird, um eine mögliche Diskriminierung z.B. aufgrund der Hautfarbe von vornherein auszuschließen, ist in Deutschland die Beifügung eines Lichtbildes üblich. Obwohl es auch hier keine notwendige Bedingung ist, bietet es dem Bewerber oder der Bewerberin eine zusätzliche Möglichkeit der Selbstdarstellung.

 

Sollte sich das Bewerbungsfoto noch nicht auf dem Deckblatt befinden, wird es meist rechts oben auf dem Lebenslauf angebracht. Dabei ist zu beachten, dass auf dem Porträt der Kopf aus gestalterischen Gründen vom Betrachter aus nach links gerichtet ist (beim Fotografen blickt man hierfür nach rechts), so dass man sozusagen in die Seite hinein und nicht hinaus schaut. Das Bewerbungsfoto ist meist etwas größer als ein gewöhnliches Passbild und bietet gegenüber diesem einen breiteren Gestaltungsspielraum, weil es nicht den strengen amtlichen Richtlinien unterliegt. Etwas freier ist man bei einem Bewerbungsfoto für das Deckblatt. Hier sind auch größere Formate möglich.

 

Nach Möglichkeit sollte man die Bilder von einem Fotografen machen lassen und auf Automatenbilder verzichten. Achten Sie auf gepflegte Kleidung.

 

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Motivationsschreiben („Dritte Seite“)

Das Motivationsschreiben oder die sogenannte „Dritte Seite“ gehört nicht zu den Standardbestandteilen einer Bewerbung, hat sich aber in den letzten Jahren immer mehr verbreitet. Es bietet die Möglichkeit, sein auf die Stellenausschreibung zugeschriebenes Qualifikationsprofil hinsichtlich Ausbildung, Werdegang, persönliche Interessen und Zusatzqualifikationen konkreter darzustellen und insbesondere die persönlichen Beweggründe zu unterstreichen, warum man sich auf die Stelle bewirbt und dafür am geeignetsten ist.

 

Bei strengerer Fokussierung der persönlichen Fachkompetenzen im Hinblick auf die Anforderungen für die zu besetzende Stelle spricht man auch von einem „Kompetenzprofil“. Es bezieht sich konkret auf die für die zu besetzende Stelle notwendigen Schlüsselqualifikationen, weswegen es auch für jede neue Bewerbung neu abgefasst werden muss. Die relevanten Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen eines potenziellen Mitarbeiters werden darin abgebildet und eventuell auch um zukünftige, noch zu erwerbende Fertigkeiten ergänzt.

 

Die „Dritte Seite“ kann auch von Vorteil sein, wenn bestimmte Aspekte des Lebenslaufes besonders erklärungsbedürftig sind (langes Studium, längere Leerzeiten, fehlerhafte Informationen, die im Internet kursieren) oder wenn die Fülle von Erfahrungen im Rahmen des Lebenslaufs nur unzureichend vermittelt werden kann.

 

Das Motivationsschreiben sollte ebenfalls den Umfang einer A4-Seite nicht überschreiten. Es ist aber zu beachten, dass das zusätzliche Schreiben nicht immer erwünscht ist. In einem prägnant formulierten Anschreiben können die hier ausführlich dargestellten Inhalte auch etwas knapper untergebracht werden. Demgegenüber werden bei bestimmten Unternehmen oder Ausbildungsinstitutionen immer öfter Motivationsschreiben konkret gefordert. Es gilt also, die in der Ausschreibung womöglich vorgegebenen Bewerbungsanforderungen genau zu beachten.

 

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Zeugnisse und Zertifikate

Nach dem Anschreiben und dem Lebenslauf sowie den eventuell beigefügten zusätzlichen Schriftstücken werden in einem Anhang die relevanten Ausbildungsnachweise, Zeugnisse und Urkunden zusammengestellt. Neben dem Schulzeugnis und dem entsprechenden für die Arbeitsstelle relevanten Berufsabschluss können das für BewerberInnen mit Berufserfahrung auch weitere Arbeitszeugnisse sein. Sofern es für die Stelle bedeutsam ist, werden auch Nachweise wie der Führerschein oder Sprachzertifikate, Weiterbildungsnachweise o.ä. beigefügt.

 

Bei Schulzeugnissen braucht oft nur der höchste Abschluss nachgewiesen werden, bei älteren BewerberInnen steht demgegenüber die jeweilige Berufserfahrung im Vordergrund. Arbeitszeugnisse, die älter als zehn Jahre sind und mit der aktuellen Tätigkeit nicht mehr in Verbindung stehen, brauchen nicht beigelegt zu werden.

 

Die Urkunden werden stets nur in Kopie versandt. Vereinzelt ist es notwendig, sich die Kopien amtlich beglaubigen zu lassen, meist genügen aber unbeglaubigte Kopien.

 

 

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Referenzen (Arbeitsproben, Beurteilungen, Urkunden und Qualifikationsnachweise)

Referenzen können bei der Selbstdarstellung der Bewerber sehr nützlich sein. Dazu zählt neben Arbeitsproben oder fotografischen Dokumentationen (z.B. von Werkstücken, Mustern u.s.w.) auch die Aufzählung von Projekten oder Praktika o.ä. Da diese oft schon im Lebenslauf Erwähnung finden, sind an dieser Stelle vor allem die Nachweise darüber in Form schriftlicher Teilnahmebestätigungen oder Beurteilungen von Belang.

 

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Bewerbungsgespräch

Hat man nach erfolgter schriftlicher oder elektronischer Bewerbung die erste Hürde der Vorauswahl genommen, wird man meist zu einem Bewerbungs- oder Vorstellungsgespräch eingeladen. Auch hier sind verschiedene Dinge zu beachten. Mitunter wird der Bewerber oder die Bewerberin zuvor diversen Testverfahren unterworfen.

 

Machen Sie sich vor dem Vorstellungsgespräch mit der Firma vertraut. Lesen Sie sich noch einmal Ihre entsprechenden Bewerbungsunterlagen durch, da im Gespräch meist konkret nachgefragt wird. Stellen Sie für sich Ihre Schlüsselqualifikationen zusammen, die Sie in das Unternehmen einbringen möchten. Informieren Sie sich über den marktüblichen Verdienst in der jeweiligen Branche, stecken Sie eigene Gehaltsvorstellungen ab. Begründen Sie, warum Sie Ihr Geld wert sind, besonders wenn Sie überdurchschnittliche Zielvorstellungen haben.

 

Neben den fachlichen stehen im Bewerbungsgespräch auch die sozialen Kompetenzen des Bewerbers oder der Bewerberin im Vordergrund: Selbstsicherheit, Artikulationsvermögen, Teamfähigkeit und Kommunikationskompetenzen, sogenannte Soft Skills. Im Vorstellungsgespräch ist auch die Körpersprache und die sogenannte „nonverbale Kommunikation“ sehr wichtig. Achten Sie – je nach Berufsfeld – auf entsprechende, gepflegte und angemessene Kleidung. Eine aufrechte Körperhaltung und sicheres Auftreten gehören ebenso dazu wie ein freundliches Lächeln. Schauen Sie Ihrem Gesprächspartner oder Ihrer Gesprächspartnerin offen ins Gesicht, aber vermeiden Sie einen allzu starren Blick.

 

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